Tips Mengadakan Media Tour, Berdasarkan Pendapat 3 Pakar PR Dunia

Di dunia yang selalu aktif ini, 24/7 siklus berita, beberapa basic Public Relations (PR) dapat terlihat sudah ketinggalan jaman dan old-school. Ketika para jurnalis ditanyai dalam survei, apa yang mereka inginkan dari para PR profesional, hal-hal basic yang sering muncul antara lain: berita tepat waktu dan aset lainnya (foto, klip video) yang berguna bagi pembaca media mereka, dapat akses mewawancarai petinggi penting suatu perusahaan, serta respon tindak lanjut yang cepat terhadap topik yang dilontarkan. Media sosial/teknologi digital dapat menangani semua ini, tentu saja, tetapi tidak mengakomodir pertemuan tatap muka atau wawancara untuk menjalin hubungan dengan seorang jurnalis. Seorang influencer media sosial, Brian Fanzo, mengatakan, "Media sosial tidak dibangun untuk menggantikan jabat tangan."

Salah satu cara yang dilakukan praktisi PR dalam mengakomodir proses pertemuan tatap muka dan menjalin hubungan lebih intim adalah dengan melakukan media tour dengan mengunjungi pusat produksi (factory visit) maupun menyambangi kantor pusat yang berada di luar negeri.

Media tour dengan menyambangi kantor pusat yang berada di luar negeri tentu saja membutuhkan bujet PR yang tidak sedikit. Biasanya, program tersebut menjadi program perusahaan multinasional guna mencapai sejumlah target khusus yang dipatok kantor pusat terhadap negara-negara yang dianggap sebagai potential market.

Sebagaimana yang telah disampaikan kegiatan Media Tour memiliki konsekuensi ke biaya, pun juga ke wartawan yang harus menyediakan waktunya untuk meninggalkan bangku pekerjaan dengan berganti melakukan liputan perusahaan kita. Oleh karena itu, agar kegiatan Media Tour memberikan hasil maksimal kepada kedua belah pihak, perlu diperhatikan tips berikut, berdasarkan masukan tiga PR profesional: Ned Barnett, Anthony DeAngelo, dan Stacey Sayer.

Ned Barnett (PR dan marketing, the American Hospital Association)

• Selalu punya informasi baru yang akan disampaikan ke media, seperti produk baru atau hasil studi suatu online survey. Jangan hanya jalan-jalan ke luar kota atau negeri tanpa tujuan pemberitaan. 
• Pertimbangkan untuk memulai media tour dengan konferensi pers, terutama jika Anda memiliki berita yang sensitif terhadap waktu.
• Terlepas dari target media utama Anda, coba atur jadwal wawancara di radio satelit dan cable-news
• Tempatkan PR senior untuk mendampingi eksekutif, dalam hal menangani on-site arrangement, menemani setiap wawancara media, dan untuk memperbaiki kesalahan ketika terjadi.
• Selalu siap menangani pemesanan wawancara baru di menit-menit terakhir.
• Untuk minimalisir bujet, hindari menyewa taksi. Lebih baik sewa layanan mobil agar Anda bisa menyambangi beberapa tempat sekaligus dalam satu hari.

Anthony DeAngelo (Senior Director dan Media Relations, APCO Worldwide)

• Pergilah dengan tujuan, dan berpegang teguh pada itu. Sesuaikan bujet dengan peserta media tour. Ketahui berita utama yang Anda inginkan, dan arahkan ke mereka.
• Variasikan penawaran Anda kepada wartawan. Beri mereka pilihan eksekutif untuk diajak bicara, visual untuk pelengkap berita, dan cara mengambil visual yang baik. Memahami bahwa para wartawan diharapkan untuk menyampaikan seluruh pesan ke media. Berikan aset yang mereka butuhkan.

Stacey Sayer (Global Media Head at Advanced Energy)

• Hindari overpacking jadwal tur ke titik di mana Anda tidak dapat meluangkan waktu untuk bertemu dengan jurnalis penting di kemudian hari.
• Kerjakan pekerjaan rumahmu. Biasakan diri Anda dengan para wartawan yang Anda jadwalkan untuk berbicara. Lihatlah artikel sebelumnya (terutama yang terbaru) dan temukan minat dan sikap mereka. Dan tahu outlet wartawan. Luangkan waktu untuk memahami khalayak publikasi dan ketahui bagaimana kisah Anda terkait dengan kebutuhan pembacanya.
• Jangan takut untuk memberi tahu seorang reporter bahwa Anda tidak memiliki jawaban untuk sebuah pertanyaan. Kejujuran adalah kebijakan terbaik.

Advo Indonesia public relations agency consultant Jakarta Indonesia