Bagaimana Memilih PR Agency Yang Tepat
Baru-baru ini, saya menulis tentang kesalahan yang PR lakukan ketika mereka menjadi tim Public Relations pada sebuah perusahaan. Tapi apa langkah yang harus perusahaan lakukan untuk memastikan bahwa proses tender mereka sukses? Saya senang untuk mengatakan bahwa setelah proses tender yang panjang, saya senang dengan pilihan yang telah kita buat dan pasti merasa bahwa telah mendapat tim terbaik yang sesuai dengan objective dan anggaran yang ada.
Berikut adalah beberapa tips untuk mendapatkan PR agency yang terbaik untuk Anda.
1.Buat brief yang rinci dan detil
Tulis singkat rinci yang menguraikan apa saja kebutuhan PR Anda, tujuan bisnis organisasi untuk tahun depan atau siapa pesaing utama Anda dan apa yang perusahaan Anda inginkan. Hal ini dapat tampak seperti Anda sedang melakukan pekerjaan untuk mereka, tetapi dengan melakukan cara ini Anda dapat memperoleh hasil maksimal dari proses tersebut. Sehingga PR Agency pun akan bekerja sesuai dengan arahan brief Anda
2.Berikan range budget yang Anda miliki hingga paling maksimal
Banyak diantara perusahaan bilang seperti ini,”Ah biarkan saja mereka ajukan proposalnya, kita akan lihat sisi kreatif, ide dan strategi mereka dulu. Kalau dibatasi dengan harga pasti tidak berkembang.”
Berlaku jujur dalam harga sangat penting, Karena Anda akan memilih mitra yang jujur juga bukan. Beberapa memilih untuk tidak memberikan jumlah dengan pertimbangan bahwa jika Anda memberitahu mereka bahwa Anda memiliki X untuk dihabiskan,tawaran akan selalu datang tepat di atas angka itu. Namun, penting untuk dapat membandingkan apel dengan apel. Agen PR lokal kecil dengan tiga orang staf mungkin jauh lebih murah daripada agen internasional yang besar, tetapi kemampuan mereka cenderung menjadi jauh lebih terbatas.
Pilih lembaga serupa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan Anda dan memberitahu mereka kira-kira berapa banyak Anda ingin habiskan. Kemudian, duduk dan saksikan lembaga yang menawarkan paling cocok untuk uang Anda – beberapa akan berkesan dengan kampanye kreatif yang tidak mahal, sementara yang lain akan memilih untuk mengedepankan ide-ide lama yang sama yang telah berhasil selama bertahun-tahun. Pada akhirnya, Anda tahu apa yang ada di anggaran Anda untuk saat ini – Anda tahu berapa banyak Anda harus habiskan.
3.Dapatkan credential yang rinci
Kebanyakan PR agency memiliki dek standar yang mencakup beberapa informasi latar belakang, memenangkan penghargaan apa, staf lokal dan global, testimonial, klien profil tinggi, kemampuan dan spesialisasi. Ini akan diperbarui untuk menyertakan rincian spesifik dari Account Director, Manager dan eksekutif yang akan bekerja pada akun Anda. Menilai dokumen-dokumen ini dengan hati-hati dalam memutuskan siapa yang harus diambil untuk ke tahap berikutnya. Pengalaman kami menunjukkan bahwa Anda harus menilai buku dari sampulnya – geladak mencari yang paling profesional menunjukkan perhatian besar untuk detail dan selalu datang dari orang-orang dengan pitches paling profesional.
4. Mengaudisi beberapa agensi melalui telepon
Setelah Anda telah meninjau deck, hati-hati memperhatikan testimonial dari klien lain, Anda siap untuk mulai shortlisting. Jika manajer senior akan terlibat, bisa sulit untuk memesan banyak waktu dalam jadwal mereka, dan Anda tidak ingin mengambil waktu mereka dengan instansi yang pasti tidak cocok – melakukan screening melalui telepon untuk memastikan ini tidak terjadi. Untuk agen, ini merupakan kesempatan bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan penilaian yang lebih baik dari Anda sebagai sebuah perusahaan. Bagi Anda, itu adalah kesempatan berharga untuk mengukur profesionalisme, pengalaman dan tim, dan memastikan tender berhasil tanpa upaya signifikan yang tidak menjadi pertemuan tatap muka.
5. Pilih instansi terbaik untuk pertemuan tatap muka
Setelah audisi melalui telepon, mengatur pertemuan tatap muka dengan lembaga iyang Anda paling cocok untuk budaya Anda, yang akan mampu mencapai KPI Anda, dan – penting – yang akan jatuh dalam anggaran Anda. Tunjuk sebuah tim yang akan mengurus akun jika mereka menghadiri pertemuan. Buat spreadsheet yang berisi daftar kriteria lembaga dan peringkat, dan menandai mereka berdasarkan dasar yang jelas, transparan. Kolom dapat mencakup pengalaman, kreativitas, anggaran, kepribadian, tanggapan singkat Anda dan kekuatan keseluruhan lapangan. Kriteria yang Anda pilih akan tergantung pada kebutuhan spesifik Anda – yang penting adalah bahwa setiap lembaga diberikan penilaian yang adil, dan tidak menerima perlakuan istimewa. Hal ini memastikan hasil terbaik untuk departemen PR Anda, dan juga berarti Anda memiliki dokumen yang jelas menunjukkan bagaimana dan mengapa Anda membuat pilihan Anda
6. Membawa tiga agency terpilih sebagai finalis
Setelah putaran pertama tatap muka wawancara, mengumpulkan para pengambil keputusan untuk rapat. Membandingkan catatan. Biasanya, Anda akan menemukan bahwa kebanyakan orang mengambil pada kekuatan yang sama dan kelemahan dalam lapangan, meskipun diskusi dapat mengubah beberapa pengamatan tambahan dan membantu. Menambah skor Anda dari spreadsheet Anda dan menghilangkan dua lembaga peringkat terendah. Kemudian, mengundang dua finalis kembali. Pertemuan tatap muka pertama biasanya berisi pengantar, dengan kedua belah pihak menjelaskan sedikit tentang sejarah perusahaan mereka, dan di mana perusahaan mereka hari ini. Pertemuan kedua jauh lebih rinci, menggali strategi yang diusulkan dan ide-ide kampanye tertentu. Anggaran mungkin akan dibahas secara lebih rinci. Kepribadian akan kebih dilihat, karena ini adalah orang-orang yang Anda akan bekerja sama – tim mana yang tampaknya seperti mereka akan tetap tenang dan memberikan tekanan? Tim yang tampaknya akan menyenangkan untuk bekerja dengan mereka setiap hari?
7. Melakukan penawaran harga
Peringkat lembaga terhadap kriteria objektif dan subjektif sekali lagi, dan membuat penawaran bagi agen ysng lebih Anda suka. Anda mungkin ingin membawa anggota Legal, Keuangan atau tim Procurement pada titik ini untuk membantu dengan dokumen. Set Service Level Agreements dalam kontrak, dan retain agency selama tidak lebih dari enam bulan untuk memudahkan anda melakukan review.
image source: http://www.symphonyplacementsnews.com